Twoja organizacja podlega ciągłym zmianom.
Niezależnie od tego, czy są spowodowane wdrożeniami nowych technologii, aktualizacjami procesów, inicjatywami dotyczącymi zgodności, reorganizacją czy ulepszeniami obsługi klienta, zmiany są stałe i niezbędne dla wzrostu i rentowności. Konsekwentny proces zarządzania zmianą pomoże zminimalizować jej wpływ na organizację i personel.
Poniżej znajdziesz 8 niezbędnych kroków, które zapewnią sukces twojej inicjatywy zmian.
1. Określ, co zostanie ulepszone.
Ponieważ większość zmian ma na celu ulepszenie procesu, produktu lub wyniku, kluczowe znaczenie ma określenie, na czym się koncentruje i wyjaśnienie celów. Obejmuje to również identyfikację zasobów i osób, które ułatwią proces i poprowadzą przedsięwzięcie. Większość systemów zmian przyznaje, że wiedza o tym, co należy ulepszyć, tworzy solidne podstawy dla jasności, łatwości i pomyślnego wdrożenia.
2. Przedstawienie interesariuszom solidnego uzasadnienia biznesowego.
Istnieje kilka warstw interesariuszy, do których należą kierownictwo wyższego szczebla, które zarówno kieruje przedsięwzięciem, jak i finansuje je, mistrzowie procesu oraz osoby bezpośrednio odpowiedzialne za wprowadzenie nowej normy. Wszyscy mają różne oczekiwania i doświadczenia i musi istnieć wysoki poziom „akceptacji” z całego spektrum. Proces wdrażania różnych składników różni się w zależności od struktury zmiany, ale wszystkie zapewniają plany wymagające czasu, cierpliwości i komunikacji.
3. Planuj zmianę.
To jest „mapa drogowa”, która określa początek, trasę do pokonania i miejsce docelowe. Zintegrujesz również zasoby do wykorzystania, zakres lub cel i koszty w planie. Krytycznym elementem planowania jest zapewnienie wieloetapowego procesu zamiast nagłych, nieplanowanych „gruntownych” zmian. Obejmuje to nakreślenie projektu z jasnymi krokami z mierzalnymi celami, zachętami, pomiarami i analizami. Na przykład dobrze zaplanowany i kontrolowany proces zarządzania zmianami w usługach IT radykalnie zmniejszy wpływ zmian infrastruktury IT na biznes. Istnieje również powszechna ostrożność, aby zachować cierpliwość podczas całego procesu i unikać skrótów.
4. Zapewnij zasoby i wykorzystaj dane do oceny.
W ramach procesu planowania kluczowymi elementami są identyfikacja zasobów i finansowanie. Może to obejmować infrastrukturę, sprzęt i systemy oprogramowania. Weź również pod uwagę narzędzia potrzebne do reedukacji, przekwalifikowania i przemyślenia priorytetów i praktyk. Wiele modeli identyfikuje gromadzenie i analizę danych jako niewykorzystany element. Przejrzystość i przejrzystość sprawozdań z postępów umożliwia lepszą komunikację, właściwe i terminowe rozprowadzanie zachęt oraz mierzenie sukcesów i kamieni milowych.
5. Komunikacja.
To jest „złota nić”, która przewija się przez całą praktykę zarządzania zmianą. Identyfikacja, planowanie, wdrażanie i wdrażanie dobrego planu zarządzania zmianą zależy od dobrej komunikacji. Istnieją psychologiczne i socjologiczne realia nieodłącznie związane z kulturami grupowymi. Osoby już zaangażowane mają ustalone umiejętności, wiedzę i doświadczenie. Ale mają też dziobiące zamówienia, terytorium i korporacyjne zwyczaje, którymi należy się zająć. Zapewnienie jasnych i otwartych linii komunikacji w całym procesie jest kluczowym elementem wszystkich modalności zmian. Metody te opowiadają się za przejrzystością i dwukierunkowymi strukturami komunikacyjnymi, które zapewniają ujście frustracji, oklaskiwanie tego, co działa, i płynną zmianę tego, co nie działa.
6. Monitoruj i zarządzaj opornością, zależnościami i ryzykiem budżetowym.
Opór jest bardzo normalną częścią zarządzania zmianą, ale może zagrozić powodzeniu projektu. Większość oporu pojawia się ze strachu przed nieznanym. Dzieje się tak również dlatego, że istnieje spore ryzyko związane ze zmianą – ryzyko wpływu na zależności, ryzyko zwrotu z inwestycji oraz ryzyko związane z przeznaczeniem budżetu na coś nowego. Przewidywanie i przygotowywanie się do oporu poprzez uzbrojenie przywództwa w narzędzia do zarządzania nim pomoże w płynnym cyklu życia zmian.
7. Świętuj sukces.
Uznanie osiągnięć kamieni milowych jest istotną częścią każdego projektu. Zarządzając zmianą w całym cyklu jej życia, ważne jest, aby docenić sukces zaangażowanych zespołów i osób. Pomoże to w przyjęciu zarówno procesu zarządzania zmianą, jak i samej zmiany.
8. Przegląd, weryfikacja i ciągłe doskonalenie.
O ile zmiana jest trudna, a nawet bolesna, jest też procesem ciągłym. Nawet strategie zarządzania zmianą są często dostosowywane w całym projekcie. Podobnie jak w przypadku komunikacji, należy to przeplatać przez wszystkie etapy identyfikacji i usuwania przeszkód. Podobnie jak zapotrzebowanie na zasoby i dane, proces ten jest tak dobry, jak zaangażowanie w pomiary i analizy.
Ze względu na ciągle zmieniające się oczekiwania konsumentów i konkurencję w globalnej gospodarce, sama nauka o zmianach organizacyjnych stale się zmienia i ewoluuje. Ludzki element zarządzania zmianą może być jednym z najtrudniejszych w nawigacji, ponieważ ludzie z natury nie lubią zmian ani nie dostosowują się do nich dobrze.
Większość metod zmiany zgadza się, że zmiana jest trudna i uciążliwa. Dlatego zaangażowanie ludzi na wczesnym etapie, wdrażanie procesu i ciągłe dostosowywanie do ulepszeń ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Obejmuje to dokładne planowanie, akceptację, proces, zasoby, komunikację i stałą ocenę.